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合肥工业大学关于审计档案管理工作的规定

时间:2016-09-14访问次数:6

合肥工业大学关于审计档案管理工作的规定

 

第一条 为了加强学校审计档案管理工作,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》、《教育系统内部审计准则》,制定本规定。

第二条 本规定所称审计档案,是指审计项目档案,即审计人员在审计活动中形成的具有保存价值的纸质、磁质、光盘及其它形式存在的记录和文件材料。审计档案是审计项目终结后的历史记载,是学校档案的重要组成部分。

第三条 本规定所称审计档案管理,是指学校内部审计部门建立审计档案,并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计和移交等活动。

第四条 审计档案实行统一领导、集中管理的原则。内审机构主管学校审计档案工作,同时在业务管理上接受上级审计机关和学校档案馆的指导和监督。

第五条 审计档案的收集和建立,采取审计与立卷结合,审结卷成,定期归档的责任制度。审计项目负责人根根据归档的范围,应在审计事项结束后二周内整理档案并立卷。

第六条 所有须按规定归档的审计资料集中由内审机构档案管理员保管,并按规定移交学校档案馆保存。审计通知书、审计报告等审计报告等附有审计机构文件号的文件资料的电子版本统一由处内秘书保管。

第七条 应归入审计档案中的文件材料其内容和范围如下:

(一)审计委托书、审计通知书、审计意见书、审计决定及审计处、学校领导的审批意见和审计处下达的行文,审计建议书和移送处理书等审计公文;

(二)审计工作底稿、审计工作方案、审计证据;

(三)审计报告和审计报告征求意见书、审计复核确认意见书、被审计单位或被审计人的书面意见、审计组的书面说明、审定审计报告的记录及检查审计情况的记录;

(四)工程项目审计报告、审计定案表、工程竣工图、工程施工合同、招标文件、施工单位商务标书、承诺书、各类签证及其他相关材料等;

(五)有关审计项目的请示、报告、批示、批复、问函、复函、调查记录、证明材料以及与之相关的会议记录;

(六)与审计项目有关的群众来信、来访记录和单位材料等;

(七)与审计项目有关的其他按规定应归入审计档案的文件材料。

第八条 审计文件材料按项目立卷。审计项目可根据具体情况,一项一卷或一项多卷,但多个审计项目的文件材料不得合并立为一卷。

第九条 审计档案应按年度类别、编目和编号立卷,跨年度的审计项目应当在项目审计终结时的年度立卷。

第八条 审计档案卷内的文件材料排列规则和顺序如下:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件材料在前,次要文件材料在后;

(六)汇总性文件材料在前,原始性文件材料在后;

第九条 审计档案卷内的文件材料应以结论性、证明性、立项性文件材料三个单元为序排列;

(一)结论性文件材料;应按逆审计程序和文件材料的重要程度进行排列;

(二)证明性文件材料;应按审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列

(三)立项性文件材料;应按文件材料形成的时间顺序和文件材料的重要程度进行排列;

第十条 审计项目确定后,项目审计组长应及时指定负责项目立卷归档的责任人。审计项目一旦实施,立卷归档责任人应注意及时收集项目的全部文件和材料,待审计项目终结时,立卷归档责任人应认真细致地对项目所有文件和材料进行整理、鉴别和取舍,并按立卷规则和排列,按规定移送学校档案馆和交处内留存。

第十一条 审计处应指定专人(或兼职人员)负责审计档案的集中保管工作,并建立健全相应的保管制度,配备必要的保管设备,每半年应检查一次保管情况,确保审计档案的安全、完整。

第十二条 审计档案应当长期保管。审计档案中的文字材料必须采用钢笔和毛笔书写。

第十三条 审计档案的借阅范围,一般限定在本单位内部,凡外单位需借用审计档案的,应出具借用证明和写明借用原因,经审计处主要负责人和主管学校领导批准后方可借用,并登记好借用时间和归还日期,并保持审计档案的完好。

第十四条 损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案、或因玩忽职守造成审计档案损失的人员,应根据具体情况给予相应行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第十五条 本规定由学校内部审计部门负责解释。

第十六条 本规定自颁布之日起执行

 
 
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