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合肥工业大学审计档案管理办法

时间:2016-09-14访问次数:9

第一条 为了进一步规范学校审计档案管理工作,发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国审计法》、《合肥工业大学内部审计工作暂行规定》,参照《审计机关审计档案工作准则》等有关规定,结合学校审计工作的实际情况,制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,是指学校审计处在审计活动中直接形成的,依照有关法律、法规和规章、规定应当保存或者具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校审计档案由财务审计(包括预算执行情况及决算审计、财务收支审计、专项审计、内控制度评审、科研经费审签、审计调查等)档案、经济责任审计档案和工程审计档案三部分组成。

第三条 审计档案管理,是指学校审计处对审计文件材料进行收集、整理、保管、利用、统计和移交学校档案馆等方面的管理工作。

第四条 学校审计档案实行统一领导、集中管理的原则。校审计处主管学校的审计档案工作,同时,在业务管理上接受上级审计机关和学校档案馆的指导和监督。

第五条 审计档案的建立,实行谁审计谁立卷(主审)、审结卷成、定期归档的责任制度,并采取按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

第六条 审计档案材料应按项目立卷,一个审计项目可立一个卷或几个卷,不能将几个审计项目的文件材料合并成为一卷。对跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。

第七条 审计项目应归档的文件材料主要包括:

(一)结论类文件材料,主要是审计报告及审计业务会议记录、复核意见书、审计小组的书面说明、被审计单位对审计报告的书面意见等审计报告形成过程中形成的文件材料、审计决定书及相关文件材料、审计移送处理书及相关文件材料等;

(二)证明类文件材料,主要是被审计单位承诺书、审计日记、审计工作底稿、审计证据等;

(三)立项类文件材料,主要是实施项目审计的委托书、领导批示、校长办公会、党委常委会纪要、与审计事项有关的举报材料及领导批示、审计方案及审前调查记录等相关材料、审计通知书等;

(四)备查类文件材料,主要是不能归入前三项的其他文件材料。

第八条 审计档案卷内文件材料应当按照下列规则排列:

(一)审计项目案卷内的文件材料按照结论类、证明类、立项类和备查类的顺序排列;

(二)结论类采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列;

(三)证明类按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列;

(四)立项类按照文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度排列;

(五)备查类按照文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度排列;

(六)审计项目案卷内的每份或者每组文件之间按照正件在前附件在后、定稿在前修改稿在后、批复在前请示在后、批示在前报告在后、重要文件在前次要文件在后、汇总性文件在前基础性文件在后的顺序排列;

(七)审计日记以人为单位按照主审及审计组成员顺序排列,可以单独立卷和存放。

第九条 审计项目一经实施,审计项目主审即应确定本项目审计档案责任人,责任人要及时收集本项目的文件材料;审计终结时,责任人应对本项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍(特别禁止在文件材料中使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写),并按立卷的方法和规则进行组卷,经主审复查签字,并经档案管理人员检查后,将立卷资料移交档案管理人员。

第十条 档案管理人员依照有关规定进行案卷的编目和装订。

(一)审计案卷的编目

1.编写页号:页号应统一编号在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角。

2.填写卷内目录:卷内目录包括序号、文号、责任人、题名、日期、页次等内容,卷内目录放在卷首。

3.填写备考表:备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人等内容,备考表放在卷尾。

4.书写案卷封面:案卷封面包括案卷题名、归档单位、起止时间、保管期限、密级等内容。

(二)审计案卷的装订

卷内文件材料应去掉金属物,案卷装订采用三孔一线方法,对未留装订线的文件需贴边后再装订,装订案卷一般不应超过二百页(厚度1.5cm-2cm)。

第十一条 按照学校规定,审计档案在审计处存放保管的期限为1年。1年内的审计档案在审计处设专人管理,超过1年的审计档案移交校档案馆存放管理。

审计处设兼职档案管理人员负责审计档案的保管工作。档案管理人员应建立、健全审计处档案保管制度,定期对档案保管情况进行检查,不得随意堆放、损毁、失散和泄密,确保档案的安全,并如期将卷宗移交归档。

第十二条 审计档案的归档是指将装订好的审计卷宗移交校档案馆保管。其归档应坚持以审计项目案卷为单位进行交接,归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年5月底。

第十三条 审计档案的保管年限从审计年度终了后的第一天算起。各类档案保管期限按照项目审计案卷的保存价值确定,分为永久、长期(16年至50年)和短期(15年及其以下)三种:

(一)一般牵涉到移送司法机关案件的审计案卷,应当永久保存。

(二)对虽然没有移送司法机关,但审计涉及的问题及金额在教育系统或学校属问题较多,金额较大的审计案卷,应当长期保存。

第十四条 审计档案的鉴定、销毁。审计档案应在保管期满之后,由档案馆提出销毁意见,编制审计档案销毁清册(一式三份),并会同审计处共同鉴定,严格审查,经主管档案工作的校长批准后实施销毁。监销人应认真清点,核对无误后,在销毁清册上签名或盖章。审计档案销毁清册应由档案馆按有关规定存档。

第十五条 查阅审计档案,一般限定于审计处内部。如有特殊情况需要将审计档案借出或要求出具审计档案证明的,需经主管处长批准,并办理登记手续。查阅审计档案时,严禁涂画、抽取、伪造或者擅自抄录、复制,违反者按有关法律条款和规定处理。

第十六条 本办法适用于学校审计处实施审计的项目审计档案和专项审计调查档案。

第十七条 本办法由审计处负责解释。

第十八条 本办法自印发之日起施行。

 
 
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